10 фраз в деловой переписке, которые всех бесят

Можно встретить мнение, что IT – это свободная от деловых переписок сфера, где все ходят в худи и пьют фильтр-кофе. Спойлер – это неправда, точнее, правда только отчасти. В IT обычно действительно нет огромного количества документов и бумажных приказов, но никуда не испаряются другие моменты: переписка с заказчиками, обсуждение разных вопросов внутри команды, рабочие чаты.

В этом тексте мы расскажем про некоторые слова и фразы, которых в деловой переписке лучше избегать. Если, конечно, вы хотите остаться в хороших отношениях со всеми ее участниками.  

Я не знал; Я не специально

Этой фразой человек снимает с себя всякую ответственность за случившееся. Даже если он и правда не знал – ситуация уже произошла и уже привела к каким-то неприятным последствиям, раз приходится объясняться.

Чем можно заменить: Лучше всего не пускаться в оправдания, а просто сразу попытаться исправить возникшую проблему или предложить варианты решения. Вообще «не оправдываться, а что-то сделать» – универсальный совет во всех случаях, кроме одного: когда вас прямо просят объяснить причины произошедшего. 

Как я уже писал раньше\в моем последнем письме; Как я уверен, вы уже знаете

«Вы что, тупые, почему я должен повторять одно и то же кучу раз» – вот как в переводе с офисного звучит эта фраза. В такие фразы автор часто невольно (или сознательно) добавляет скрытое обвинение – будто хочет уличить собеседников в безответственности и плохой работе. 

Чем можно заменить: Если где-то раньше поднималась важная информация – скажите людям, где ее можно найти или вкратце объясните суть: «Нам надо обсудить все правки от клиента: полный их список есть в Asana» или «Вкратце ситуация такая: дедлайн надо попробовать сдвинуть на неделю вперед. Сколько надо человеко-часов, чтобы это было возможно?».  

Коллеги

Коллеги – обращение, которое редко предвещает что-то хорошее, а еще от него веет чем-то из 90-х. Кроме того, оно обезличено и превращает всех участников переписки в одинаковых «Эй, вы все» и многих этим бесит. В общем, лучше не использовать это обращение и нечего тут обсуждать. 

Чем можно заменить: Если вы обращаетесь только к части людей в чате – можно обратиться к ним конкретно: «Тимур, Наташа и Таня, пожалуйста, отдайте дизайн до завтра», «Тестировщики – начинайте работать». Если ко всем, то обращение «коллеги» не нужно – можно просто написать что-то вроде «Всем привет».    

Я вас услышал

Самая интересная фраза. Вроде бы и нет в ней ничего ни обидного, ни грубого – просто констатация факта, что человек услышал собеседника. Но звучит она все равно сухо и неприятно, будто бы собеседник не понял сказанное, а буквально «услышал». 

Чем можно заменить: Заменить можно практически любым менее банальным синонимом: «Окей, спасибо», «Договорились». Попробуйте также перефразировать своими словами задачу, выводы и решения: «Понял, 26 августа все покажу», «Хорошо, мы задействуем в этом проекте еще двоих React Native разработчиков, чтобы успеть в дедлайн». 

Надо обсудить; надо сделать 

И другие неопределенные фразы – они направлены будто всем, и одновременно никому. Отправитель просто перебрасывает ответственность за выданную им информацию на получателей: потому что нет ни конкретной задачи, ни конкретного исполнителя. А делать что-то надо.

Чем можно заменить: Если вы сбрасываете кому-то или в общий чат любую задачу или даже просто информацию – сразу укажите, что с ней делать. «Вика, тут интересная статья про Java – посмотри и давайте обсудим, может нам попробовать», «Прошу разработчиков проекта посмотреть и до завтра отписаться по поводу этого документа».   

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение

Спасибо!

Вы подписаны!

Срочно; асап

Срочно, асап и прочие «подгонялки» не работают. Во-первых, это для вас срочно, а для людей – просто какая-то очередная задача. Во-вторых, человек может элементарно не увидеть письмо или сообщение вовремя. Вот он вечером открывает почту, а там «СРООЧНОО» и непонятно, что с этим делать: оно горит, уже сгорело или можно сделать завтра?

Чем можно заменить: Если сроки и правда горят – объясните людям, почему: «Ребят, понимаю, что очень внезапно, но клиент требует все в субботу и хоть убейся. Как думаете, как мы можем это организовать?» или «Маша, скинь, пожалуйста, все данные до 12 – у нас в час митинг по поводу этого проекта и надо успеть подготовиться». Так адресат сообщения понимает конкретные сроки и ему легче разобраться с собственным графиком.

Я просто пошутил (в неудобной или конфликтной ситуации)

Даже если вы и правда просто шутили и обидеть никого не хотели. Во-первых, вы выставляете всех, кто шутку не понял – глупыми истеричками. Во-вторых, выставляете себя человеком, который слабо понимает, что он, собственно, делает. 

Чем можно заменить: Если вы сморозили глупость – признайте это и извинитесь. И чем быстрее, тем лучше. 

Посмотри одним глазком; тут дело на пять минут; ты же профессионал

Все эти фразы – манипуляции, которые ставят человека в неудобное положение. Если не посмотрит – вроде как грубо отказал в мелочи. Помните, что обычно «посмотреть одним глазком» требует от человека оторваться от его задач, вникнуть в другую, узнать какие-то детали – поэтому крайне редко это происходит быстро. За такими фразами читается, что человек во что бы то ни стало хочет получить желаемое. 

Чем можно заменить: Во-первых, постарайтесь пореже просить ваших коллег делать что-то, что не входит в круг их обязанностей. Во-вторых, дайте человеку возможность сказать «нет» и отказаться, если это не входит в круг его прямых рабочих обязанностей. Например, так: «Если тебе сейчас некогда – я разберусь сама, не переживай об этом». 

Сделайте отчет; напишите апдейты; коллеги

«Всем привет, сделайте отчет по проекту для зоомагазина» в чате на 15 человек – это задача без конкретного адресата и сообщение в никуда. У людей чаще всего хватает своих задач, которыми они заняты и редко кто хочет разбираться, что и кого просят сделать в общем чате команды. Именно поэтому такие задачи часто так и остаются невыполненными.  

Чем можно заменить: Тут все просто – если вы просите что-то сделать не лично, а в общем чате – сразу тегайте конкретного человека или людей, ответственных за выполнение этой задачи: «Вадим, все надо отдать тестировщикам завтра утром», «Марина, проконтролируй, чтобы это сделали завтра».  

Искренне ваш…; с уважением… и другая чрезмерная вежливость

Чрезмерная вежливость в письмах часто выглядит как издевательство. Штампы и избитые фразы звучат неискренне, особенно в ситуации, когда вы просто пытаетесь повесить на человека еще какие-то обязанности. 

Чем можно заменить: На настоящую вежливость и заботу об адресате. Не забывайте здороваться, благодарить и добавлять к просьбам «пожалуйста». 

Что можно посмотреть и почитать по теме?

• В статье “Деловая переписка в IT” вы найдете информацию о том, чем отличается формальное и неформальное общение, что может сделать переписку скучной и раздражающей, а также несколько дельных советов, как же общаться, чтобы никого не бесить.
• Интересная книга про умение вести деловую переписку: «Kind Regards. The Executive Guide to Email Correspondence».
  Ее автор – Дон-Мишель Бод, специалист по коммуникациям, на конкретных примерах из практики топ-менеджеров, маркетологов, специалистов по HR, юристов и многих других рассказывает об основах и тонкостях составления электронных писем на английском языке.
• В статье “Деловая переписка на английском языке” вы найдете ряд фраз и советов по деловой переписке с иностранными партнерами. 
• Статья 3 tips for better writing поможет сделать бизнес-коммуникацию более продуктивной, этичной и понятной (статья на английском языке).

Авторские статьи и комментарии к ним отображают исключительно экспертизу и точку зрения их авторов. Редакция HURMA System может не разделять мнение авторов.